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[스타트업 초기 운영 체계 #6] Notion으로 “완벽하게” 재무·회계 업무 관리 하기(2)

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2023/12/05
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사실 크파는 Notion 말고도 Google(email, drive, spreadsheet, calendar..), Slack과 같은 다양한 협업툴을 사용하고 있다.
그럼에도 제목을 ‘Notion으로 스타트업 초기 운영 체계 셋업하기’라고 지은 이유는, 다른 협업툴을 함께 사용하더라도 결국 모든 시스템을 노션을 기반으로 만들어 나가고 있고, 모든 자료들을 노션에 아카이빙하려고 노력하고 있기 때문이다.
그래서 대단한 노션 고수들이 매우 많은데.. 그런 고수분들이 만드는 어려운 기능을 기대한다면 실망을 할 수도..ㅠㅠ 이번에는 그냥 ‘스타트업에서 노션을 활용해서 이렇게 관리할 수 있구나~’하고 봐주시면 가장 좋을 듯 하다!
아래 설명한 페이지의 기본 템플릿을 드립니다! 아래 페이지를 클릭하시고 오른쪽 위에 ‘··· → 복제’를 눌러주세요.
재무 관리가 필요한데 내부 재무팀을 구축하기 어려운 스타트업의 경우, 크리에이티브 파트너스의 CFO Service를 통해 본문과 같은 서비스를 제공하고 있으니 관심 있는 분들은 연락 부탁드립니다 https://creativepartners.co.kr/cfoservice

1. 재무 리뷰 프로세스

크파에서는 월 결산을 기본으로 하고 있다.
대부분의 기업에서는 1년에 한번 법인세 신고를 하는 시점에 재무제표가 나오는 경우가 많다. 하지만 그렇게 되면 적시에 자금조달을 해야 하는데, 회사의 재무상태에 대해 파악하기가 어려워 합리적인 재무적 의사결정을 할 수가 없다.
이 때문에 매 월 회사의 재무 실적을 확인하여 경영진의 예측가능성을 높이고, 회사의 재무적 리스크를 사전에 방지하는 것이다.
개인적으로 한 눈에 보기가 어려워 테이블을 많이 만드는 것을 선호하는 편은 아니고, 보통 테이블 ‘뷰’와 ‘그룹화’ 기능을 통해 정리를 하는 편이다. 위와 같은 템플릿의 경우 아래처럼 설정을 해주면 한 눈에 깔끔하게 정리가 된다.
1.
데이터베이스 - 테이블로 큰 틀을 만든다.
2.
기능을 활용하여 [분기별 리뷰] / [월별 재무제표] 두 가지 뷰를 생성한다.
‘구분’ 컬럼에 월별재무제표 또는 분기별재무제표 등으로 태그를 생성해준다.
각 뷰에 ‘구분’을 기준으로 필터링을 걸어주면 각 뷰에서 원하는 데이터를 볼 수 있다.
3.
속성-그룹화로 가서 그룹화 기준을 ‘날짜’로 설정하고 그룹화하고 싶은 기준을 잡아준다.
⇒ 이렇게 설정하면 위 Review 페이지처럼 깔끔하게 두 가지 또는 그 이상의 기준으로 데이터를 구분해서 볼 수가 있다!

2-1. 월 결산

월 결산은 아래와 같은 프로세스를 통해, 정확한 내역을 확인하고 데이터가 누락되지 않도록 최대한 방지하고 있다.
비용, 매출의 현업 데이터<>회계 데이터와의 싱크 → 월 결산 → 결산 리뷰
비용
기본적으로 크파에서는 각 팀에서 사용한 비용을 각자가 지출결의서에 올리고 있다. 몇 년동안 사용해본 바로는 비용은 아래처럼 쪼개서 관리하는 것이 가장 효율적이었다.
지출결의서(카드): 일정 금액 이상의 금액이 아니라면 승인없이, 팀 카드로 사용 후 바로 지출결의서 페이지에 업데이트
지출결의서(계좌이체): 이체 건이 있을 시에는 해당 페이지에 요청하면, 담당자가 직접 이체 진행
정기결제 리스트: 정기적으로 발생하는 비용의 경우 별도 페이지에 기록
지출결의서 템플릿은 위 Review 페이지의 템플릿과 동일한 방식으로 세팅할 수 있다 (뷰가 조금 더 많아지고 그룹화 기준을 ‘월’별로 세팅 해둔 것이 차이)
기장을 할 때 비용을 어떤 목적으로 사용하였는지 파악이 필요한데, 위와 같은 프로세스가 자연스러워지면 더욱 투명하고 정확한 회계처리가 가능며, 담당자가 이 비용은 뭔지 하나하나 물어보는 비효율적인 상황을 피할 수 있게 된다.
매출비교
업의 특성상 각 팀에서 스프레드시트로 매출 시트를 관리하고, 한 달에 300건 이상의 세금계산서를 각 팀에서 발행하고 있다.
때문에 세금계산서 발행이 누락되거나 금액을 오기재하는 상황이 생길 수 있는데, 이를 방지하기 위해 세금계산서 리스트와 매출시트를 비교할 수 있도록 자동화해두었다.
이건 노션으로 관리하고 있진 않아서 패스하도록 하겠다..
월 결산 및 리뷰
이렇게 월 결산이 마무리 되면 담당자가 최종적으로 재무상태표, 월별손익계산서, 계정별원장, 재무제표 부속명세서를 노션에 함께 올리고, 최종 리뷰어인 Roy가 리뷰를 한다. 회사 내부적으로 재무제표 및 계정별원장은 관리자가 반드시 리뷰를 해야만 재무제표의 완성이 올라가기 때문에 회계를 잘 모르는 대표님이더라도 이러한 프로세스를 만들어놓기만 한다면 실무진에서 긴장감을 가지고 업무를 진행하게 된다.

2-2. 팀 공유 및 경영진 컨펌

이제 모든 비용과 매출을 다시 한번 크로스체크 한 후, 한 눈에 알 수 있도록 정리하여 리뷰어에게 월별 분기별로 공유한다.
별도로 각 TAX팀에도 현황 공유를 함으로써 팀별 손익을 체크하고 팀의 운영 방향성을 설정하는 데에 도움을 드리고 있다.
CFO 서비스의 일부 - 예시 이미지입니다.
다시 한번, 인트로에서 언급했던 것처럼 외부 툴을 사용하더라도, 관련 페이지에 아카이빙하여 자료가 흩어지지 않도록 하는 것이 중요하다. 나중에 이 자료는 어딨었지? 찾는 상황이 생기기 때문에..
스프레드시트나 구글 드라이브 링크를 관련 페이지에 꼭꼭 달아두는 것을 추천드린다~!
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