노션으로 휴가 신청, 승인, 관리 시스템 만들기
요즘은 여러 가지 인사 관리 툴을 활용하여 너무나도 편리하게 급여, 연차, 근태 등을 관리가 가능하다. 다만 크리에이티브 파트너스(이하 ‘크파’)는 관리 리소스를 최소화 하고, 많은 툴 도입은 지양하자! 라는 방향이다 보니 대부분의 시스템을 Notion에서 구현해서 관리하려 하고 있다.
일단 이 휴가 관리 시스템은 모든 기업에게 적용이 어렵거나 약간의 수정이 필요할 것 같다.
크파에서는 1년 이상 재직할 시 연차를 무제한으로 사용 할 수 있는데 해당 제도에 맞춰 시스템을 구현하였기 때문이다. 하지만 꼭 휴가 관리가 아니더라도 신청/승인 시스템(결제 승인, 비품 승인 등)이라면 방식을 활용해서 다양하게 적용할 수 있으리라 확신한다
크파에서 휴가 제도를 운영하는 방식
일단 어떤 제도를 운영할 때는 멤버들과 합의하는 부분이 매우 중요하다고 생각한다. ‘우린 이렇게 할겁니다 땅땅!’ 못을 박고 회사도 멤버들도 규칙에 맞게 행동하는 것이다. 그리고 이렇게 합의를 하는 방법으로는 제도를 ‘텍스트’로 명확하게 남겨 두는 방법 만한 게 없는 듯 하다.
이를 이해 몇 가지 장치들이 필요했는데, 크파에서는 아래처럼 하고 있다.
1.
휴가 규정을 명확하게 하기
이전 글에서 한번 올린 적이 있었는데, 모든 멤버들이 볼 수 있는 페이지에 모든 제도에 대해서 정리해둔 페이지가 있다(아래는 일부분이다). 여기에 연차, 휴가 제도를 최대한 자세하게 설명해둔다.
규정 안내, 연차 발생 기준, 휴가 사용 방법 등….
2.
휴가 신청 페이지에 신청 방법, 규칙 적어두기
신청·승인 페이지에 보면 커버에 대문짝만하게 ‘휴가·반차·재택근무·경조사 휴가 신청페이지. 상단에 휴가 신청 프로세스 필독!’ 이라고 적어 두었다. 멤버들이 하도 안 지켜서 오기로 추가해둔건데, 덕분에 이제는 대부분 잘 지키게 된 것 같다
휴가 신청·승인 프로세스 안내, 휴가 재택근무 규정 안내(위 규정 설명과 동일한 내용이다. 잘 안보는 사람들을 위해서 다시 추가 해둠!), 휴가 신청폼 및 사용 현황 확인 등
<크파 신청 승인 페이지 및 관리페이지 실제 페이지>
3.
체계적인 휴가가 신청/승인/관리가 가능한 시스템 만들기
휴가 신청과 휴가 관리 두 개의 페이지를 통해 아래의 프로세스대로 진행이 된다.
휴가 신청 → 리드 승인 → 멤버별 휴가 사용 리스트에 추가(자동) → 멤버별 누적 휴가 수에 축적(자동)
•
휴가 신청·승인 페이지(모든 멤버가 접근 가능): 모든 멤버들이 휴가를 신청하고, 팀원들에게 공유하며, 리드는 휴가 사용을 승인한다. 한번 승인된 휴가는 관리자의 승인 없이 휴가 리스트에서 삭제 할 수 없다.
•
휴가 관리 페이지(관리자만 접근 가능): 승인 완료된 모든 멤버들의 휴가 내역과 누적 휴가를 확인할 수 있다. 휴가 취소 시 해당 멤버의 휴가 내역을 삭제하여 취소할 수 있다.
이렇게 한 해 동안 노션에 정리된 멤버별 사용 현황은, 연말에 스프레드시트에 한 번 정리해서 연차 수당 등을 지급하면 된다! 그리고 새로운 해가 시작되면 해당 년도의 테이블을 새롭게 생성해준다.
신청·승인 기본 세팅하기!
이제 본격적으로 시스템을 만들기 위해 세 개의 테이블을 만들어 주어야 한다. ∑ 표시가 되어있는 컬럼은 따로 설명을 안해두었는데, 수식이 걸린 테이블이다. 위 첨부한 템플릿으로 가서 해당 컬럼을 클릭하면 수식을 확인할 수 있다.
[1. 휴가 및 경조사 종류]
내부 휴가 및 경조사 제도를 정리해준다. 연차 소진이 되는 항목인지, 연차 소진이 어느 정도 되는지를 추가하고, 연차 소비가 되지 않는 항목에 대해서도 어느 정도 부재가 가능한지 명확하게 작성해둔다.
[2. 휴가 신청폼]
멤버들이 휴가를 신청 하는 테이블이다. 크파의 경우 아래의 규칙대로 휴가 신청을 올리고 있다.
[휴가 신청 프로세스]
1) 휴가 사용자: ‘휴가·재택근무 신청’에 신청폼 작성하기
휴가 사용자: ‘휴가·재택근무 신청’에 신청폼 작성하기•
cc: 팀리드, 팀원, 그 외 협업자 추가(내 부재를 알고 있어야 하는 사람들)
2) 승인자: 승인완료에 휴가 신청자를 멘션(휴가가 승인 됐다는 것을 알리기 위함)
승인자: 승인완료에 휴가 신청자를 멘션(휴가가 승인 됐다는 것을 알리기 위함)•
팀원의 승인자 → 각 팀의 리드
3) 휴가 사용자: 승인 확인 후, 구글 캘린더에도 일정 업로드
휴가 사용자: 승인 확인 후, 구글 캘린더에도 일정 업로드 •
모두에게 휴가 일정을 공유하기 위함
위의 테이블에 휴가 신청을 올리면, ‘승인 완료’에 해당 멤버를 멘션해서 승인하기 전에는 아래와 같이 보인다.
휴가를 연속으로 쓰는 경우가 있어 연속 휴가 일수를 모두 더해주는 ‘휴가일’ 컬럼을 추가하였다. 모든 세팅 후에는, ‘연차소비’는 테이블에서 속성을 숨겨주고, 휴가일만 확인하면 된다.
1.
사용자: relation 기능으로 아래 3.멤버별 누적 휴가 사용 리스트 테이블을 연동 한다.
→ 누적 테이블에 멤버별로 사용한 휴가 리스트가 자동으로 그룹핑
2.
휴가 종류: relation 기능으로 위 1. 휴가 및 경조사 종류을 연동한다.
3.
연차소진: rollup 기능으로 relation 해둔 ‘휴가 종류’ 컬럼에서 연차소진 항목을 가져온다.
→ 테이블에 ‘휴가 종류’를 추가하면 해당 항목이 연차가 소진 유무가 자동으로 업데이트
4.
연차소비: rollup 기능으로 relation 해둔 ‘휴가 종류’ 컬럼에서 연차소진일 항목을 가져온다.
→ 테이블에 ‘휴가 종류’를 추가하면 해당 항목의 연차 소진일이 자동으로 업데이트
[3. 멤버별 누적 휴가 사용 리스트]
멤버별로 발생 휴가와 연차 사용 리스트를 확인할 수 있다.
1년 미만 재직 멤버의 경우 1개월 만근 시 1일의 연차 휴가가 발생 되기 때문에 전년도의 휴가 사용 현황도 함께 작성해주어야 한다(2023년 기준 테이블에 2022년 휴가 사용일수도 함께 적어 주었다)
‘유형’ 컬럼에 입사일을 입력하면 해당 멤버가 1년 이상인지 1년 미만인지 자동으로 구분되게 되어 있으며, ‘발생휴가’ 컬럼에 크파 같은 경우는 1년 이상일 시 무제한 연차라 100개가 발생되도록 세팅 해두었다.
1.
휴가 리스트: 위 2. 휴가 신청폼에서 ‘사용자’컬럼을 연동 했을 때, 휴가리스트 컬럼이 자동으로 생성 된다.
2.
2023 사용 일수: rollup기능을 사용해서 ‘휴가리스트’ 관계형 컬럼을 연결한다. 휴가일 항목을 가져온 후, 계산-합계로 설정한다.
→ 2. 휴가 신청폼에 추가 된 사용 휴가일 수가 멤버별로 자동 누적
추가 설정을 통해 시스템 완성하기
아무래도 멤버들끼리 휴가 사용 일수를 공개 하는 건 예민할 수도 있는 문제기 때문에 내가 사용한 휴가만 볼 수 있도록 세팅을 해두었다.
[1. 필터링 하기]
1.
2023 휴가 신청관리 sample: 테이블 오른쪽에 필터 → ‘승인 완료-비어 있음’으로 설정 → 고급 필터에 추가 를 클릭한다→ 승인 완료된 휴가 리스트는 해당 테이블에서 보이지 않게 됨
2.
2023 휴가 사용 누적 sample: 테이블 오른쪽에 필터 → 나를 포함하는 데이터 → 고급 필터에 추가를 클릭한다 → ‘나’의 누적 휴가 사용일 수만 확인할 수 있게 됨
3.
테이블 가장 오른쪽에 쌍화살표 클릭한다.
[2. 권한 설정 하기]
1.
2023 휴가 신청·관리 sample: 관리자를 제외 한 모든 멤버들을 ‘내용 편집 허용’으로 설정해준다
→ 모든 멤버들은 고급 필터링에 추가 된 필터링은 풀 수 있는 권한을 잃게 된다. 다른 사람의 휴가 사용 리스트는 절대 볼 수 없음
2.
2023 휴가 사용 누적 sample: 관리자를 제외 한 모든 멤버들을 ‘읽기 허용’으로 설정해준다.
→ 모든 멤버들은 필터링을 풀 수 있는 권한이 없을 뿐만 아니라, 누적 사용 테이블을 수정할 수 있는 권한도 없음
팀 스페이스 설정은 아래와 같은 기준으로 진행하면 되며, 팀스페이스 권한은 노션 설정 → 팀스페이스 설정에서 해줄 수 있다.
•
팀스페이스 소유자 = 관리자 그룹
•
팀 스페이스 멤버 = 관리자 권한이 없는 모든 멤버
마지막으로 관리자 페이지 만들기
관리자 페이지는 매우 심플하다. 지금까지 작업한 테이블을 동기화 기능으로 그대로 갖고 오기만 하면 되기 때문이다. 별도로 페이지를 생성해서 휴가를 승인하고 취소할 수 있는 관리자만 초대를 해주면 된다. 관리자는 모든 멤버들의 휴가 사용 및 누적 휴가 사용을 확인할 수 있으며, 승인된 휴가를 삭제해 줄 수 있는 권한이 있다.
1.
링크된 데이터 베이스 기능으로 지금까지 작업했던 모든 세 개의 테이블을 해당 페이지에 동기화 해서 갖고온다.
2.
불러온 모든 테이블의 필터를 해제해서 전체 내역을 볼 수 있도록 세팅한다.
위 페이지를 셋업하고 나서 다시 한번 노션이 대단하다는 생각을 했었던 것 같다. 대부분의 경우 자유롭게 내가 원하는 시스템을 구현할 수 있기 때문이다(물론 우리가 무제한 연차 제도가 아니었다면, 수식과 세팅 방법이 더 복잡해지기 때문에 다른 툴을 사용하는게 나았을 수도 있었을 것 같다..)
사실 휴가 신청 관리로 소개를 했지만 결제 신청 및 승인이라던지, 신청/승인/관리 프로세스가 필요한 시스템이라면 모두 적용이 가능할 것 같다. 꼭 휴가 신청 관리로 사용하지 않더라도, 다양한 방식으로 활용해서 회사의 기본 체계를 셋업하는 데에 도움이 되었으면 좋겠다!
