최근 급증한 횡령 사고
최근 1년 사이 초대형 횡령사고가 신문을 장식하고 있습니다. 직원 한명의 일탈로 소중한 회사의 자본이 유출됨은 물론, 상장사의 경우 주식거래정지까지 발생하여 수많은 주주들에게 피해를 입히기도 합니다.
최근 크파에 부정적발감사를 요청한 고객이 계셨습니다. 대표님께서 생각하시는 영업이익과 실제 영업이익의 괴리가 발생하여 원인을 찾아달라는 요청이었습니다. 아니나 다를까, 해당 고객사의 자금과 회계를 동시에 담당하던 직원의 횡령이 있었고 파악된 횡령액만 약 2억원에 달했습니다…
횡령을 막기위한 업무분장
이러한 횡령사건들은 사실, 기본적인 내부통제인 업무분장만 제대로 구분 되더라도 충분히 예방 가능합니다. 업무분장을 통한 내부통제는 우리 주변에서도 흔히 찾을수 있습니다.
용인 에버랜드에 입장하기 위해서는 매표소에 들러 입장권을 구매하고, 구매한 입장권을 에버랜드 입구에 있는 검표담당자에게 제시해야 합니다. 검표원은 입장권을 회수하고 입장인원을 확인한 뒤 고객을 입장시킵니다.
영업종료 후, 매표소담당자와 검표담당자는 마감담당자에게 입장권 판매자료와 회수한 입장권을 전달합니다.
위 사례는 내부통제 업무분장의 기본 원칙인 “승인/보관/기록 기능의 분리”의 사례입니다. 매표소담당자는 입장권 판매대금의 “보관”, 검표담당자는 이용객 입장의 “승인”, 마감담당자는 “기록”의 기능을 담당합니다.
만약 에버랜드 이용객의 입장과 결제가 한명의 담당자를 통해 이루어 진다면, 담당자는 이용객으로 부터 이용료를 받아 본인이 횡령하고 이용객을 입장시킬 가능성이 존재합니다.
에버랜드는 업무분장을 통해 입장권 수익 횡령 위험을 제거하고 있습니다. 검표담당자와 매표소담당자가 분리되어 있기 때문에, 매표소담당자는 무조건 입장권을 발행할 수 밖에 없습니다. 매표소담당자가 입장권 판매대금을 횡령하더라도, 마감담당자가 판매수익과 검표담당자로 부터 수령한 하루 입장객 수를 대사하여 확인하기 때문에 횡령은 불가능합니다.
이러한 업무분장이 이루어지지 않으면, 이렇게 됩니다..
기업들도 내부통제 관점의 업무분장에 입각하여 구매, 회계, 자금, 물류 등의 부서를 분리하여 운영하고 있으며, 부서 내에서도 각 담당자가 구분되어 있습니다.
스타트업의 업무분장
업무분장은 횡령 등 부정위험을 낮추는 역할 외에도, 업무효율성 제고, 재무제표 신뢰성 향상등에 있어서도 매우 중요합니다.
대기업들은 세세한 수준의 업무분장을 통해, 대부분의 업무가 담당자별 상호 검증을 거칠수 있도록 잘 정리된 업무분장 규정과 R&R을 마련하고 있습니다. 스타트업들은 사업 초창기 제한된 인적자원으로 회사를 운영하다 보니, 한명의 담당자가 HR, 회계, 자금 등 여러 업무를 담당하고 있는 경우가 많습니다. 스타트업이 성장하면서 이는 곧 한계에 봉착하게 됩니다.
최근 크파를 찾아주신 고객은, 회사 규모가 급격히 성장하면서 부서간 업무분장이 모호해지고, 부서간 중복되는 관리자료를 작성하는 등 업무 비효율이 높아진 상황이었습니다. 관리노력은 예전보다 훨씬 높아지고 있으나, 매출 매입 자료의 정확성이 떨어지는 등 여러 문제를 겪고 있었습니다.
해당 고객은 크파와 함께 아래의 순서로 업무분장을 개선했습니다.
<업무분장 개선 절차>
1.
회사 구성원들과의 인터뷰를 진행하며, 현재 각 구성원이 업무를 진행하고 있는 프로세스에 대한 파악.
2.
각 업무프로세스 별로 필수적으로 요구되는 업무 산출물을 선정하고 불필요한 업무 산출물은 삭제.
3.
내부통제 원리에 입각하여 필수적으로 분장되어야 하는 업부를 구분하고, 부서별 담당자의 R&R을 재설계.
4.
모든 구성원에게 새로운 R&R과 업무분장에 대해 설명&피드백.
모든 업무프로세스는 모든 구성원들이 이해 가능하도록 Flow-Chart로 정리하여, 개선전과 개선후를 비교하며 서로의 업무를 이해하도록 만들어 효율적인 업무가 가능하도록 수정하였습니다.
<개선전>
<개선후>
마치며
내부통제에 입각한 업무분장은 부정위험의 예방과 업무효율성 개선 목적으로 급성장하는 스타트업들에게는 중요한 과제 입니다. 소잃고 외양간 고치지 않도록, 오늘의 포스팅이 많은 스타트업에 도움이 되길 바랍니다.
